Referat : “Zarządzanie wiedzą” Autor: Natalia Żelasko

Wstęp

Celem mojej pracy jest analiza zarządzania wiedzą w organizacjach. Ukazanie istoty koncepcji, przyjrzenie się genezie powstania zarządzania wiedzą, a także wyszczególnienie korzyści płynących ze stosowania założeń zarządzania wiedzą.

Jednak aby rozpocząć rozważania na ten temat należy najpierw określić, czym jest wiedza. W szerokim znaczeniu to ogół treści zachowanych w umyśle ludzkim w wyniku gromadzenia doświadczenia oraz uczenia się. Obejmuje ona zarówno elementy teoretyczne jak i praktyczne, ogólne wskazówki jak postępować. W takim ujęciu na wiedzę składa się każdy typ myślenia – od wyobrażeń potocznych do twierdzeń naukowych. Może być prawdziwa lub fałszywa, racjonalna lub irracjonalna. W węższym znaczeniu wiedza stanowi osobisty stan poznania człowieka stanowiący na niego wpływ obiektywnej rzeczywistości.

Można wyróżnić cechy wiedzy traktowanej jako zasób:

  • Może być formowana różnymi metodami,

  • Może być traktowana jako produkt,

  • Jest dynamiczna, ma dyspozycje do szybkiego starzenia się,

  • Jest względna i posiada wiele znaczeń,

  • Trudno ją uchwycić i w pełni wykorzystać.

Zarządzanie wiedzą

W literaturze odnaleźć można wiele definicji zarządzania wiedzą. Te najbardziej pospolite traktują to zagadnienie jako „proces kreowania i wykorzystywania wiedzy do poprawy efektywności działań organizacji”. Natomiast bardziej wyszukane określają zarządzanie wiedzą jako „ wykorzystanie i rozwój zasobów wiedzy – zarówno widocznej, udokumentowanej, jak i niewidocznej, osobistej wiedzy pracowników. Jest to proces obejmujący wszystkie działania związane z identyfikacją wiedzy, dzieleniem się nią i tworzeniem jej oraz na rozwijanie tych norm i wartości, które wspierają tworzenie wiedzy i dzielenie się nią”.

Analizując definicje koncepcji można zauważyć, że wyróżniają one kluczowe procesy zarządzania wiedzą. Są to:

  1. Lokalizowanie wiedzy.

  2. Zdobywanie wiedzy.

  3. Rozwijanie wiedzy.

  4. Dzielenie się i rozpowszechnianie wiedzy.

  5. Wykorzystywanie wiedzy.

  6. Zachowywanie wiedzy.

Warto zwrócić uwagę także na istotę zarządzania wiedzą, która umiejętnie zestawia wykorzystanie nowoczesnych narzędzi informatycznych z kreatywnością, zdolnością i chęcią uczenia się przez człowieka.

Geneza koncepcji zarządzania wiedzą

Wiedza od zawsze była jednym z atrybutów człowieka. Stąd też twierdzenie, że zarządzanie wiedzą liczy tysiące lat, nie jest pozbawione racji. Historia pokazuję, że człowiek zawsze dążył do transferu wiedzy. Jego szczytowe osiągniecia takie jak: Biblioteka w Aleksandrii, alfabet fonetyczny, papirus, druk, książka, internet stanowią dowód chęci człowieka do kształtowania zasobów wiedzy.

Zdaniem wielu autorów powstanie koncepcji zarządzanie wiedzą wiąże się z niespełnionymi oczekiwaniami co do innych wdrażanych propozycji poprawy efektywności przedsiębiorstwa i wyszukiwaniem nowych bodźców do zmiany w strukturach, procedurach i kulturze organizacji.

TQM, benchmarking, reengineering, czy downsizing to koncepcje, po wprowadzeniu których, wiele przedsiębiorstw znów stanęło przed kwestią odkrywania czegoś, co da nadzieje na wzrost efektywności i stworzy bodziec do uzyskania bardziej konkurencyjnej pozycji. Jednocześnie produkty przeistaczały się w coraz bardziej wiedzochłonne, a zwiększona konkurencja wymagała stałego wzrostu tempa zmian i innowacji.

Za natchnieniem i źródło zaciekawienia kategorią wiedzy w organizacjach można także uznać prace futurystów i autorytetów z dziedziny zarzadzania. Prace Petera Druckera z lat osiemdziesiątych i dziewięćdziesiątych rozpowszechniały takie zagadnienia, jak gospodarka bazująca na wiedzy, wiedza jako najważniejszy, wyjątkowy zasób oraz przywództwo pod względem wiedzy. Również prace Alvina Tofflera i Johna Naisbitta odegrały analogiczną rolę bazy teoretycznej.

Koncepcja zarzadzania wiedzą uległa także dynamicznemu rozwoju w latach osiemdziesiątych i dziewięćdziesiątych, kiedy nastąpiły gwałtowne zmiany w podstawach funkcjonowania przedsiębiorstw. Dostrzeżono wagę wiedzy pracowników, jak ważny zasób ta wiedza stanowi, a jej utrata może być źródłem trudności w ich funkcjonowaniu. Z drugiej strony przedsiębiorstwa dostrzegły, że inwestycja w pracowników i motywowanie ich do rozpowszechniania wiedzy między sobą przynosi wymierne korzyści. Niestety przyswajanie wiedzy jest procesem długotrwałym, a w warunkach strategicznych staje się zasobem strategicznym. Ponadto, ważne jest umiejętne zarządzanie przestrzenią biurową, dostępność wiedzy. Istotną rolę gra także rola menedżerów, którzy powinni przyzwyczajać pracowników do wykorzystywania nowej wiedzy. Nie bez znaczenia pozostaje zastąpienie tradycyjnego systemu nakazów i kontroli systemem partycypacyjnym, stworzenie kultury organizacyjnej opartej na zaufaniu oraz wprowadzenie nowoczesnych rozwiązań informatycznych umożliwiających efektywną pracę grupową i błyskawiczną wymianę informacji.

Jednak ze względu na małą ilość pozytywnych rezultatów wprowadzanych zmian, narodziła się koncepcja zarządzania wiedzą, a w Szwecji podobna do niej koncepcja kapitału intelektualnego. Oznaczała ona studiowanie wartości przedsiębiorstwa, pomiarem ukrytych dynamicznych czynników, które leżą u podstaw widocznego przedsiębiorstwa, budynków i produktów. Skład kapitału intelektualnego tworzy kapitał strukturalny oraz ludzki.

Chronologiczne ujęcie powstania zarzadzania wiedzą, uwzględniające koncepcje i metody zarządzania organizacją, które stanowiły podwaliny kształtowania się koncepcji zarządzania wiedzą, prezentuje tabela:

2000

Zarzadzanie wiedzą

Kapitał intelektualny

Zintegrowane przedsiębiorstwa

Kultura sprzyjająca transferowi wiedzy

1990

Kluczowe kompetencje

Organizacja ucząca się – organizacja inteligentna

Reeingineering

Informacyjne systemy zarządzania

Tworzenie wartości dodanej – zarządzanie wartością firmy

1980

Total Quality Management

Management by Walking Around

Kultura organizacyjna

Teoria Z

Downsizing

1970

Planowanie strategiczne

Krzywa uczenia się

Portfolio management

Automatyzacja i robotyzacja oraz elastyczne systemy produkcji

1960

Teoria XY

Konglomeracja – szkoła systemowa – holding

T-grupy

Centralizacja i decentralizacja

1950

Zarządzanie przez cele, odchylenia i wyjątki

Techniki oceny i kontroli przebiegu programu

Szkoła ilościowa w zarządzaniu

Elektroniczne przetwarzanie danych, bazy danych

Kierunki rozwoju zarządzania wiedzą

Trzy podstawowe pojęcia koncepcji zarządzania wiedzą:

  1. japońskie

  2. zasobowe

  3. procesowe

Podejście japońskie

Wywodzi się ono z japońskiej tradycji intelektualnej i tworzy podział wiedzy na:

– wiedzę ukrytą lub cichą- rodzaj wiedzy wykorzystywanej w codziennych działaniach, której istoty nie do końca jednak można określić, przez co formalizacja i przekazywanie innym osobom wiedzy cichej jest bardzo utrudnione.

– wiedzę dostępną lub jawną- może być wyrażona w słowach i liczbach, dlatego nadaje się do przekazywania za pomocą formalnego i usystematyzowanego języka. Może więc mieć postać dokumentów, instrukcji, procedur, regulaminów czy wreszcie poleceń.

Syntezą tego podejścia jest tak zwana konwersja wiedzy, czyli kreacja wiedzy i jej rozszerzenie odbywa się poprzez interakcje społeczne między wiedzą cichą i jawną. Jest ona cyklem przedstawiającym cztery procesy:

  1. przystosowanie

  2. uzewnętrznienie

  3. łączenie

  4. uwewnętrznienie.

Podejście zasobowe

To podejście nawiązuje do koncepcji zarządzania strategicznego. Fundamentem tej koncepcji są kompetencje i umiejętności jako główne źródło przewagi konkurencyjnej przedsiębiorstwa.

Podejście zasobowe opiera się przede wszystkim na koncepcjach D. Leonard-Barton z Harvard Business School i jej modelu “źródeł wiedzy”, który zakłada, że warunkiem efektywnego zarządzania wiedzą jest współdziałanie wzajemnie powiązanych pięciu elementów:

  • importowania wiedzy z otoczenia,

  • implementacji i integracji nowych narzędzi i technologii,

  • eksperymentowania,

  • wspólnego rozwiązywania problemów,

  • kluczowych umiejętności, na które składają się: systemy fizyczne i techniczne, systemy zarządzania, wiedza i umiejętności pracowników, normy i wartości.

Model zasobowy zarządzania wiedzą dotyczy zarówno teraźniejszości, jak i przyszłości oraz wnętrza przedsiębiorstwa i jego otoczenia.

Podejście procesowe

Model procesowy bazuje na rozwiązaniach i doświadczeniach praktycznych, stosowanych w dużych firmach konsultingowych. Duży wkład w rozwój koncepcji modelu procesowego wnieśli T. Davenport i L. Prusak z IBM Consulting Group, G. Probst i S. Raub oraz W.R. Bukowitz i R.L. Wilson. Dokonali oni syntezy istniejących doświadczeń praktycznych.

Zgodnie z modelem procesowym, zarządzanie wiedzą to ogół procesów umożliwiających tworzenie, upowszechnianie i wykorzystywanie wiedzy do realizacji celów organizacji. Można wyróżnić trzy główne fazy procesu zarządzania wiedzą:

  • nabywanie wiedzy (tworzenie wiedzy),

  • dzielenie się wiedzą,

  • przekształcanie wiedzy w decyzje.

Korzyści z zarządzania wiedzą

Można wyróżnić kilka poziomów korzyści płynących z koncepcji zarządzania wiedzą.

Jednym z nich są korzyści w przedsiębiorstwie na płaszczyźnie wewnątrzorganizacyjnej. Można do nich zaliczyć:

  • poprawę efektywności zarządzania

  • rozwój pracowników

  • rozwój komunikacji wewnętrznej

  • redukcje kosztów zarządzania

  • wzrost kreatywności oraz innowacyjności

  • poprawę elastyczności zarządzania przedsiębiorstwem.

Kolejnym poziomem są korzyści w przedsiębiorstwie na płaszczyźnie zewnątrz organizacyjnej. Wymienia się:

  • rozwój przedsiębiorstwa

  • zwiększenie konkurencyjności pracowników i przedsiębiorstwa

  • zwiększenie efektywności działań

  • elastyczność w dostosowywaniu do potrzeb rynku

  • zmiany w relacjach z klientami.

Efektem wszystkich wymienionych korzyści jest skonstruowanie efektywnego systemu zarządzania, który jest stworzony z nowej strategii firmy oraz kultury organizacyjnej podlegającej wiedzy a także wzmacnianą technologiami informacyjnymi. Taka strategia pobudza wzmocnienie więzi pomiędzy przedsiębiorstwem a pracownikami. Natomiast zdolność do wykorzystania potencjału pracowników korzystnie wpływa na pozycję konkurencyjną firmy.

Zakończenie

Początek XXI wieku ukazuje radykalny wzrost zmian technologiczno-cywilizacyjnych, które połączone z intensywnymi procesami globalizacji kreują zupełnie nowe jakościowo fundamenty funkcjonowania rynków, podmiotów gospodarujących oraz państwa. Zakres oraz dynamiczność zmian spowodowały upowszechnienie zagadnienia „turbulentność otoczenia”. Szybkie rozpowszechnianie wiedzy, zdolność jej lokalizowania oraz wykorzystywanie jej dla osiągnięcia określonych rezultatów przyczyniają się do tworzenia nowych technologii, które prowadzą do zupełnie odmiennych metod działania. Możliwe jest więc, że dynamiczność zmian w następnych latach XXI wieku będzie nadal wzrastać. Głównym czynnikiem tych zmian jest i będzie wiedza.

Podsumowując należy stwierdzić, że w dzisiejszych czasach jednym z czołowych czynników kształtujących rozwój przedsiębiorstw jest posiadany przez nie zasób wiedzy. Natomiast skuteczne zarządzanie wiedzą w przedsiębiorstwie jest przyczyną wzrostu jego konkurencyjności.

Bibliografia

  1. A. Góralczyk: Myślenie strategiczne w zarządzaniu. Wydawnictwo INFOR, Warszawa 1999.

  2. H. Bieniok: Metody sprawnego zarządzania : planowanie, organizowanie, motywowanie, Wyd. 3. Agencja Wydawnicza “Placet”, Warszawa 2001.

  3. I. Penc-Pietrzak: Strategiczne zarządzanie marketingiem. Wydawnictwo Key Text, Warszawa 1999.

  4. J. Rokita: Myślenie systemowe w zarządzaniu organizacjami. Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego, Katowice 2011.

  5. P. Adamczewski: Wdrożeniowe uwarunkowania zintegrowanych systemów informatycznych. Akademicka Oficyna Wydawnicza PLJ, Warszawa 1998.

  6. W. Bańka: Wiedza w małej i średniej firmie. Szkoła Wyższa im. Pawła Włodkowica w Płocku. Katedra Zarządzania Zasobami Pracy. Wydawnictwo Novum, 2002.

  7. W. Bielecki: Informatyzacja zarządzania : wybrane zagadnienia Warszawa. Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 2001.